Détail du poste

STUDIO A. MAINARDI, Agence d'Architecture avec la fonction d'Assistance à la Maîtrise d'Ouvrage et de Maitrise d'oeuvre d'exécution, est spécialisée en ERP dans le secteur du Retail de Luxe (français et international).

En tant qu'Assistante Administrative en appui aux assistantes déjà en poste (2), vous interviendrez pour les tâches suivantes :
INTERFACE AVEC La Direction / Les Employés / La banque / Le cabinet comptable / Les prestataires informatiques / Les organismes / Les fournisseurs / L'Assureur / Les Clients / Le Syndic.

ACCUEIL TELEPHONIQUE

FACTURES : Gestion des factures FOURNISSEURS / FREE LANCE / CONSULTANTS / NOTES DE FRAIS EMPLOYES /CLIENTS / ORGANISMES.

BANQUE : Gestion des Relevés Bancaires et Pointage des facturettes

CLIENTS : Préparation des offres (français/italien/anglais) + Emission des factures avec gestion des tableaux de suivi.

EMPLOYES : Gestion des CV, des Contrats, des Tableau des Payes.

PARC INFORMATIQUE : Gestion des commandes matériel, des interventions mensuelles sur site et téléphoniques avec le prestaire informatique, des mises à jour des logiciels Autocad / Adobe / Microsoft.

ASSURANCE : Insertion périodique des éléments d'encaissement à l'année et compte -rendu annuel pour l'Assurance.

COMMANDES / ACHATS : Timbres / KBIS / Consommables / Fourniture Bureau et Entretien / Billets Avion et Train, Hôtels / Envois FEDEX ou Coursier

DIVERS / PONCTUEL
Fiches Contacts : Tenue des listes de contacts fournisseurs / administrations / prestataires....
Formation : Mise en place de formations via l'organisme dédié OPCO EP et la Société
Archivage Informatique des dossiers
Projets : validation de devis et classement / traductions / Préparation des PV Réception / Demande d'impressions de dossiers en ligne



APTITUDES ET COMPETENCES PROFESSIONNELLES

Maîtrise obligatoire du Pack OFFICE : WORD / EXCEL / OUTLOOK / NOTION

Maîtrise du Français et de l'Italien / Très bonne connaissance de l'Anglais.

QUALITES REQUISES
Réactivité / Vivacité / Minutie / Rigueur / Anticipation / Sens du Rangement et du Classement selon les règles de
l'agence / Aisance relationnelle

* Temps plein
* Lieu: poste basé à PARIS 11 (métro parmentier)