La carte

Les missions du poste

Rattaché à l'Adjoint du Responsable Administratif du SEFCA, l'assistant a pour mission:

1. Le Secrétariat de direction et gestion des inscriptions administratives ( 50%)

Secrétariat de Direction

• Assurer la gestion de l'agenda de la direction (prise de rendez-vous, organisation)
• Gérer le courrier entrant et sortant
• Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs (physique, téléphone, mail)

Inscriptions administratives

• Saisir les inscriptions administratives (IA) dans les applications dédiées
• Vérifier la complétude des dossiers d'inscription (pièces justificatives)
• Effectuer les mises à jour et corrections simples
• Classer et archiver les dossiers administratifs des stagiaires
• Appliquer les procédures et consignes liées aux inscriptions

Appui administratif à la direction

• Mettre en forme des documents administratifs (courriers, notes simples)
• Organiser les réunions (convocations, réservation de salles, logistique)
• Assurer le classement et l'archivage des documents
• Participer à la circulation de l'information interne

2. La Gestion des émargements ( 50%)

• Collecter et vérifier la complétude des émargements (signatures, dates, horaires)
• Identifier les anomalies ou pièces manquantes
• Effectuer les relances auprès des formateurs et intervenants
• Saisir et mettre à jour les données de présence
• Classer et archiver les justificatifs conformément aux consignes
• Vérifier la cohérence entre émargements et planning
• Transmettre les dossiers complets aux gestionnaires