Les missions du poste

Missions au quotidien

Au sein du Secrétariat Général, vous accompagnez au quotidien l'assistante du SG et plusieurs membres du CODIR. Vous contribuez à la bonne coordination des instances, à l'organisation des temps forts du SG et au fonctionnement fluide du Secrétariat Général. Vos principales missions seront les suivantes :

Ë Coordination des réunions transverses du SG

• Planifier et organiser les réunions transverses des directeurs du SG (réunions d'équipe, instances de pilotage, points de coordination...).

• Consolider les besoins (participants, ordre du jour, documents à réunir) et veiller à la bonne circulation des informations en amont et en aval.

• Assurer la logistique des réunions (convocations, réservations de salles, visioconférences, mise à disposition des documents).

Ë Organisation des séminaires du CODIR et des directions

• Contribuer à l'organisation des séminaires du CODIR et des directions du SG

• Recherche de lieu, négociation avec le prestataire (si externe)

• Gestion de la logistique avec le prestataire (scénographie éventuelle, ...)

• Coordonner les aspects pratiques : inscriptions, déplacements, restauration, supports de présentation, outils collaboratifs.

• Participer au bilan des événements (retours des participants, points forts / axes d'amélioration).

Ë Gestion des commandes et interface avec les Achats

• Saisir et suivre les commandes dans les outils internes, de l'expression de besoin jusqu'à la validation finale.

• Rédiger les différents documents attendus en lien avec les directeurs concernés, dans le respect des process internes et des délais.

• Assurer le suivi avec les équipes Achats et les autres interlocuteurs internes pour sécuriser la bonne réalisation des prestations.

• Être l'interlocuteur externe pour l'envoi des bons de commande, suivi du process comptable

Ë Gestion de l'agenda du Directeur Finances et Performance

• Gérer directement l'agenda du Directeur Finances & Performance : arbitrage des priorités avec lui, planification des rendez-vous, coordination avec les autres agendas du CODIR.

• Anticiper les temps de préparation (documents à réunir, éléments de contexte, reports à prévoir) pour favoriser une gestion efficace du temps.

Ë Appui transverse et conseil de premier niveau

• Travailler en binôme étroit avec l'assistante de direction du SG sur des sujets d'organisation et de coordination de votre périmètre et assurer son back-up en cas d'absence.

• Être un point de contact pour les collaborateurs du SG sur les questions liées aux réunions, commandes, processus internes et outils utilisés.

• Proposer des améliorations simples des pratiques (modèles de documents, check-lists, mode opératoire, outils) pour gagner en fluidité et en fiabilité.