Les missions du poste

Accueillir et informer

- Accueillir, informer (étudiants et enseignants, publics extérieurs)
- Informer, conseiller et guider les étudiants dans leurs démarches administratives tout au long de l'année
- Participer aux différents événements présentant la formation
- Diffuser des supports d'informations, communiquer avec les partenaires extérieurs

Organiser le recrutement des étudiants

- Mettre en place et gérer les différents dispositifs d'admission des étudiants dans les filières de formation(traitement des candidatures en lien avec l'équipe pédagogique, diffusion des résultats)

Assurer les inscriptions administratives

- Préparer les dossiers d'inscription, participer aux inscriptions, contrôler les pièces justificatives, éditer lescartes d'étudiants, gérer les transferts de dossiers, contribuer à la vérification des inscriptions

Accompagner les étudiants relevant de la Formation continue ou de l'Alternance

- Gérer les dossiers de financement
- Etablir les attestations de présence
- Transmettre les états mensuels aux CFA, financeurs et service financier de l'IAE
- Elaborer les devis, les contrats, les conventions de formation
- Suivre et mettre en place les contrats d'apprentissage

Organiser la rentrée

- Préparation des plannings, Contact avec les intervenants et prestataires

Assurer la gestion pédagogique

- Préparer, saisir et vérifier les inscriptions pédagogiques des étudiants
- Elaborer les plannings d'enseignements avec les responsablespédagogiques et les enseignants
- Préparer et organiser les examens et leurs jurys
- Editer les résultats et les procès-verbaux de jurys
- Gérer les conventions de stage

Veiller au respect des règles

- Vérifier le respect du règlement d'études et veiller à son application
- Vérifier la conformité de l'ensemble des actes de gestion en fonction de la règlementation ministérielle, des délibérations des conseils, des procédures internes

Interagir avec les services internes à l'établissement

- Renseigner, transmettre les informations et documents utiles aux services ressources (comptabilité et Relations Humaines) dans le respect des procédures et des délais
- Collaborer en lien avec le service communication à l'organisation des évènements institutionnels àdestination des étudiants et des partenaires extérieurs

S'informer et se former

- Participer aux réunions d'équipe et instances institutionnelles de l'établissement et de l'université
- Effectuer les formations nécessaires à la prise du poste ou à l'amélioration de ses compétences